Visual Finder - 機能概要

本製品は、後継製品の「eValue NS」のリリースにともない、2009年3月19日をもって出荷を終了いたしました。ぜひ「eValue NS」への移行をご検討ください。

Visual Finderは、フォルダ構造でドキュメントを分かりやすく分類管理。適切なアクセス制御機能を装備し、必要な情報をスムーズに共有できます。

機能一覧

機能	説明
文書参照	登録された文書を効率的に閲覧 ◆サムネイル表示 10階層のフォルダで文書を分類管理 Windowsエクスプローラと同じ感覚で、文書の種類や部門、プロジェクトなどさまざまな単位で分類して表示・管理各文書はサムネイル表示が可能文書を格納するフォルダごと／文書ごとに、ユーザーやグループのアクセス権限（フルコントロール、変更、全参照、属性参照、なし）が設定可能目的の文書に関連付けられている文書が一覧表示される文書間リンク、お気に入り登録など、多彩な機能を装備
新規登録	文書属性とファイルを指定するだけで簡単登録 ◆文書登録必要な文書属性を入力して「登録」ボタンを押すだけの簡単操作入力必須項目に入力漏れがあると警告メッセージが表示され、入力漏れを防ぐ ※必要な文書属性の種類は管理者ツールで設定登録文書の目的に応じて適切な属性を入力することができるよう、登録テンプレートをご用意。 ※登録テンプレートは管理者ツールで設定登録できるファイルサイズの総容量をフォルダ単位で制限することが可能です。 ※容量は管理者ツールで設定します。 ※規定値として、1ファイル50MBまで、1文書の総サイズ100MBまでという制限あり。
What’s New	登録された文書をいち早く確認 ◆What's New 新規に登録・更新された文書のみを一覧表示するWhat's New機能。一覧は、登録日付や登録者などでソート、サムネイル表示も可能です。参照中の文書/フォルダのURLがクリップボードに貼り付けられます。たとえば、クリップボード上のURLをメール本文に貼り付けて送信すれば、受信者は受信メールに書かれたURLをクリックするだけで直接目的の文書にアクセスできます。参照中の文書のタイトル名、フォルダ名、URLが自動的に本文として挿入されたメールを送信することができます。
検索	属性検索、全文検索で必要な情報をすぐに探せる ◆基本検索属性／キーワード検索から、属性検索と全文検索を組み合わせた高度な検索までをサポート。検索テンプレートを使えば必要な情報をすぐに取り出せます。 ※ライトモデルでは、全文検索（MS Search）の機能はご利用になれません。文書を検索するときの検索条件を、登録しておくことができるMy Search。ワンクリックで登録済みの検索条件で検索を行い、検索結果を一覧します。 Visual Finderのメニュー上で直接検索語句を指定して、文書のタイトル・ファイル名・ファイル内のテキストを対象に串刺し検索が可能。 ※ライトモデルおよびVisual Finder for DB2はタイトル・ファイル名のみの串刺し検索となります。フォルダ名だけを検索対象にしたフォルダ検索もサポート。
自動登録	指定フォルダを監視して自動的に新しい文書を登録 ◆自動登録のしくみ指定フォルダ内のファイルを自動登録する「自動登録機能」は、複合機とも連携するから、紙ドキュメントもデジタルデータもまとめて登録できます。すでに登録されている文書へのファイル追加や版管理も、フォルダごとに設定可能
一括登録	大量のドキュメントも少ない工程で移行 ◆文書一括登録文書の属性情報とファイル情報を記述したCSVファイルを利用し、大量の文書の登録を効率的に行います。既存システムのファイルサーバーからVisual Finderに移行する場合にも役立ちます。文書、フォルダを指定してのアクセス権設定変更や、有効期限切れ文書のエクスポートなど、さまざまな機能を装備しています。
承認	ISO文書など承認・決裁が必要な文書も管理 ◆文書承認フォルダごとに承認機能の「使用する／しない」を設定でき、最大10段階の承認フローを設定できます。承認者が承認中の文書を編集することができるため、正確な内容の文書を公開することができます。編集された文書は版管理も可能です。承認された文書は、削除時にも承認を必要とする設定が可能です。社内の重要文書を、うっかり消失してしまうというようなトラブルを未然に防ぎます。ユーザーごとに代理承認者の指定が可能です。申請一覧、承認一覧をWebパーツとして表示できます。
配布・受領	必要な文書を必要な人に確実に閲覧してもらえる ◆配布・受領文書が承認された後、あらかじめ設定された配布先にメールで通知されます。配布時に配布先を変更することも可能です（あらかじめ管理者が変更の可否を設定する必要があります）。配布通知を受け取った人は、配布通知から文書を直接開き、受領を行います。配布先のうちの誰が受領した／しないを管理することもできます。
版管理	文書の更新履歴がわかり旧版の参照も可能 ◆版管理新旧ドキュメントの履歴を簡単・確実に管理します。旧版参照トラブルを防止するため、常に最新版が表示されますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することもできます。版管理の使用可否は、文書単位、フォルダ単位で管理者が指定。旧版の内容の閲覧を許可するかどうかも管理者が指定可能です。
内部統制(ログ管理)	ユーザーや管理者の操作が記録に残る ◆ユーザーの操作ログ【ユーザーの操作ログ】誰がどのような操作を行ったのか、管理者が閲覧することができます。【管理者ログ】「管理者」とは別に「監査者」を置き、管理者の操作に関するログを管理します。 ※「監査者ツール」を使用して、監査者がログを管理します。

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